Cómo pedir confirmación de asistencia por WhatsApp

Qué pasa cuando las respuestas llegan por chat

Cuando cada invitado contesta por su cuenta, las respuestas quedan repartidas entre chats individuales y grupos. Hay que releer las conversaciones, sumar a mano y acordarse de quién dijo que iba con su esposa y quién solo respondió con un pulgar.

Qué debe decir el mensaje

• Quién invita y qué se celebra.
• La fecha y la hora.
• El lugar, o el link donde está la dirección.
• Hasta cuándo pueden confirmar.
• Cómo confirmar.

Los mensajes cortos se leen mejor en el celular. Si la invitación ya tiene los detalles, el mensaje solo necesita el link y lo que quieres que hagan.

Mensajes listos para copiar

Cambia lo que está entre corchetes y envíalo. Empieza siempre con el nombre de la persona: se siente más cercano que un mensaje reenviado a todos.

Boda

Hola, [nombre]. Nos casamos el [fecha] y queremos que estés con nosotros. Aquí está la invitación con la hora, el lugar y cómo llegar: [link]. Ahí mismo puedes confirmar si vas, antes del [fecha límite]. Un abrazo.

XV años

Hola, [nombre]. Voy a celebrar mis XV años el [fecha] y me haría muy feliz que vengas. En este link están la hora de la misa, la fiesta y el lugar: [link]. Por favor confirma ahí tu asistencia antes del [fecha límite].

Baby shower

Hola, [nombre]. Te invitamos al baby shower de [nombre del bebé] el [fecha]. Aquí está toda la información: [link]. Confirma ahí si vas, así sabemos cuántos vamos a ser.

Bautizo

Hola, [nombre]. [Nombre del niño o la niña] se bautiza el [fecha] y queremos que nos acompañes en la misa y en la comida de después. Aquí están las horas y el lugar: [link]. Confirma ahí, por favor.

Primera comunión

Hola, [nombre]. [Nombre del niño o la niña] hace su primera comunión el [fecha] y queremos que nos acompañes en la misa y en la celebración de después. Aquí están las horas y el lugar: [link]. Confirma ahí, por favor.

Recordatorio para quien no ha contestado

Hola, [nombre]. Te escribo para recordarte que confirmes tu asistencia en la invitación: [link]. Lo necesito para saber cuántos vamos a ser. Gracias.

Cómo llevar la cuenta sin perderte

Una lista en el celular o una hoja de cálculo funciona, pero tú tienes que actualizar cada respuesta a mano.

La otra forma es usar una invitación con confirmación incluida. Cada invitado abre el link, escribe su nombre, dice si va y cuántas personas son, y puede dejarte un mensaje. Las respuestas llegan a tu panel, sin que tengas que anotar nada.

Un caso real: en un baby shower hecho con Penzati en Guatemala llegaron 27 confirmaciones, de 49 personas, en dos semanas. La invitación también puede mostrar una fecha límite para confirmar.

Cuándo mandar la invitación y el recordatorio

No hay un día exacto que sirva para todos los eventos. Una boda o unos XV años necesitan más anticipación, porque los invitados organizan viaje, ropa y agenda. Una reunión en casa se puede avisar con menos tiempo.

Lo importante es dejar margen entre tu fecha límite para confirmar y el día del evento, para poder ajustar mesas, comida y sillas. El recordatorio va poco antes de esa fecha límite, solo para quienes todavía no han contestado.

Consejos para que contesten

• Pon una fecha límite para confirmar y dila en el mensaje.
• Envía la invitación con tiempo para que la gente se organice.
• Escribe a cada persona por su nombre.
• Manda el recordatorio solo a quienes no han contestado, no a todo el grupo.
• Pide que digan cuántas personas van, para no tener que preguntarles después.